Certificeringssoftware voor certificerende instellingen
Van eerste aanvraag tot uitgegeven certificaat en hercertificering: CRM, offerte, planning, audituitvoering en certificatiebesluit in één platform.
Eén keten in plaats van losse systemen
Bij veel certificerende instellingen loopt het werk door een CRM, rekenbladen, Word-offertes, een agenda, dossiermappen en een mailbox die alles bij elkaar moet houden. Elke overdracht is handwerk, en elke vergeten stap merk je pas als een klant belt of een audit over de uiterste datum schuift.
Daarom hebben wij die keten in het Secure Audit Platform gebouwd, als certificeringsmodule. DigiTrust, een Nederlandse certificerende instelling, is launching customer. De klant doet zelf wat hij zelf kan doen, het systeem rekent en bewaakt, en iedereen in de instelling ziet op één scherm wat er van hem wordt gevraagd.
Van lead tot hercertificering
Elke stap heeft een vaste eigenaar en een vaste overdracht. Wie iets moet doen krijgt bericht, en de klant krijgt een mail met een directe link.
Lead en CRM
Alle aanvragen en klanten op één plek, met zicht op wie aan zet is.
Intake door de klant
De klant vult de intake zelf online in, zonder account.
Audittijd berekenen
Het systeem berekent de audittijd automatisch op basis van de intake.
Onpartijdigheid en vier ogen
Verplichte controles voordat een offerte de deur uit kan.
Offerte en tekenen
Offerte in de eigen huisstijl, online te ondertekenen door de klant.
Planning
Auditors inplannen op competentie en beschikbaarheid, met bevestiging door de klant.
Audit
Auditplan, werkprogramma, bevindingen en corrigerende maatregelen in het platform.
Certificatiebesluit
Review en besluit door een certificatiemanager die niet bij de audit betrokken was.
Certificaat en cyclus
Certificaat, controle-audits en hercertificering, op tijd bewaakt.
De audit zelf zit er ook in
Na de planning gaat het dossier door in hetzelfde systeem. De auditor werkt het werkprogramma af, de klant levert aan via het portaal en de certificatiemanager beoordeelt het dossier zonder dat er iets wordt overgezet.
Auditplan en deelnemers
Het auditplan volgt uit de planning; de klant wijst zelf deelnemers aan.
Werkprogramma per norm
Een werkprogramma per norm, keurmerk of framework, met toetsingsaanwijzingen bij de hand.
Meerdere normen in één audit
Combi-audits zonder dubbel werk.
Bevindingen en corrigerende maatregelen
Afwijkingen komen direct in het rapport; de klant reageert via het portaal.
Review en besluit
Het dossier gaat naar de certificatiemanager zonder dat er iets wordt overgezet.
Rapport en certificaat
Rapport en certificaat op de eigen templates van de instelling.
Gebouwd voor elke rol in de instelling
Iedereen krijgt een eigen startscherm met wat er vandaag van hem wordt gevraagd.
Backoffice
Alle actiepunten uit de keten op één scherm, gesorteerd op urgentie.
Planning
Capaciteit, reisafstand en deadlines in één overzicht.
Auditor
Een werklijst met de eigen audits, voorbereiding en termijnen.
Klantportaal
De klant ziet in één oogopslag wat er van hem wordt verwacht en wanneer.
De eisen van ISO/IEC 17021-1 ingebouwd
Een certificerende instelling moet achteraf kunnen laten zien dat onpartijdigheid, competentie en het besluit goed zijn geregeld. In de software zijn dat vaste stappen, geen afspraken die iemand kan vergeten.
Onafhankelijk besluit
Wie aan de audit heeft gewerkt, kan het besluit niet nemen.
Onpartijdigheid en vier ogen
Verplichte controles door een tweede persoon.
Competentie
Competenties worden door de instelling vastgesteld en bij het plannen gecontroleerd.
Alles vastgelegd
Besluiten en wijzigingen zijn achteraf terug te vinden.
Veilig en afgeschermd
- Medewerkers loggen in met hun Microsoft-account, zodat het eigen toegangsbeleid geldt.
- Gegevens zijn per certificerende instelling afgeschermd.
- AI-ondersteuning is optioneel; er gaat nooit iets automatisch naar de klant.
Veelgestelde vragen over de certificeringssoftware
Benieuwd hoe dit er voor jullie instelling uitziet?
In een demo lopen we de keten met je door, van aanvraag tot certificaat, en bespreken we wat jullie instelling nodig heeft.